ZeroBase© Management System

Un’efficace gestione delle attività cliniche dello studio sta alla base di un efficiente e moderno studio odontoiatrico e ortodontico. Per questo tutte le funzioni che il modulo Management System mette a disposizione sono state sviluppate seguendo un’impostazione tipicamente manageriale. Ad una intuitiva gestione dei piani di cura del paziente e del relativo preventivo sono state quindi associate delle procedure che consentono un controllo approfondito dell’attività di studio, da una verifica precisa delle prestazioni effettuate divise per le diverse tipologie, ad un efficace meccanismo di attivazione dei richiami per l’invio automatico delle relative lettere o di avvisi elettronici quali SMS ed e-mail, ad una puntuale gestione dei preventivi accettati o meno dai pazienti.
Tutte le procedure sono state sviluppate strizzando l’occhio alla maggiore flessibilità ed individualizzazione possibile: dalla creazione di diversi profili per i vari operatori per un accesso al programma controllato e limitato alle sole funzioni per i quali sono abilitati, alla completa personalizzazione dell’ambiente di lavoro mediante la creazione di scorciatoie alle funzionalità più utilizzate del programma, alla totale individualizzazione dell’aspetto grafico e cromatico della cartella clinica del paziente, ad un’anamnesi le cui potenzialità di personalizzazione vi sorprenderanno. Alla base poi del funzionamento di ZeroBase© ci sono una serie di tabelle di base, totalmente configurabili dall’utente, che piu’ di ogni altra cosa forniscono un potente strumento per la individualizzazione del programma e dei suoi meccanismi di interazione. Al riguardo accenniamo alla possibilità di definire e creare delle macro lavorazioni che, innanzitutto, velocizzano la creazione dei piani di cura ai pazienti, ma danno inoltre all’operatore la possibilità di un controllo capillare dei costi delle varie fasi, ad esempio, protesiche e di una loro efficace pianificazione nel tempo.

Caratteristiche

Problemi aperti

Evidenziare e controllare tutte le variabili legate alla buona gestione del paziente, ottimizzare il flusso delle comunicazioni fra gli operatori è l’obiettivo che otteniamo con la gestione dei problemi aperti paziente.
Informazioni o comunicazioni importanti legate al paziente stesso sono gestite da alerts attivati alla selezione del paziente.

La gestione:

assegnazione nuovo avviso e definizione dell’operatore, data attivazione
assegnazione avvisi multi operatore
statistiche

Gestione spesometro

Divenuto pienamente efficace il cosiddetto “spesometro”, ossia quel sistema di monitoraggio delle transazioni economiche introdotto dal D.L. n. 78/10 e sue modifiche, abbiamo introdotto una procedura di controllo per la produzione del file dei nominativi da segnalare.

Gestione rimborsi convenzioni

L’obiettivo di questa procedura è quello di fornire all’utente uno strumento versatile e veloce per la gestione delle Convenzioni Sanitarie sia in forma indiretta che, ancor di più, diretta. Tutto ciò verrà fatto con l’obiettivo di non modificare l’operatività nel programma ZeroBase; in questo modo tutte le informazioni e i dati relativi alla gestione delle convenzioni verranno usati solamente nelle procedure che le richiedono (quindi principalmente tutte le procedure di tipo contabile, stampa dei preventivi, fatturazione, gestione dei rimborsi) lasciando gli operatori clinici liberi di utilizzare il programma esattamente allo stesso modo sia per i pazienti convenzionati che per quelli che invece non usufruiscono di questa modalità, sigle, descrizioni e funzionalità esistenti nelle varie procedure non vengono modificate.

Gestione richiami

La gestione richiami è una procedura fondamentale per la buona gestione e controllo del proprio parco clienti e garantire una base solida per la pianificazione economico finaziaria dello studio.
La gestione:

Assegnazione del richiamo per il quale definiremo tipologia, operatore, data di contatto, tipo di appuntamento, tipo di contatto (telefono, lettera, sms, email)
Assegnazione automatica dell’appuntamento sulla base della preferenze su definite
Procedura di effettuazione dei richiami: selezione intervallo di tempo, determinazione automatica della tipologia del contatto, contatto cliente e pianificazione appuntamento, ripianificazione in caso di mancato contatto

Produttività collaboratori

Altra funzionalità importante legata al piano di cura è la gestione dei costi e compensi ai collaboratori. Questa importante procedura da non solo l’esatto ammontare da erogare al collaboratore, ma anche una’attenta analisi dei costi e dei tempo di intervento.

gestione dei costi fissi delle prestazioni a listino e dei costi degli eventuali manufatti per una precisa determinazione del “costo complessivo del trattamento per paziente” e dei compensi ai collaboratori
versatile meccanismo di attribuzione e conteggio dei compensi da stabilire per i collaboratori per l’esecuzione delle prestazioni loro assegnate
Verifica produttività: controllo dei tempi di esecuzione delle singole lavorazioni soggette alla verifica economico/finanziaria

Statistiche

Una serie di statistiche forniscono al medico un potente strumento per il controllo dell’attività di studio: confronto tra l’andamento economico dello studio in vari periodi dello stesso anno o di anni diversi, verifica della produttività dello studio per la determinazione sia delle percentuali di successo dei preventivi proposti ai pazienti con una valutazione di quanti dei preventivi proposti ai pazienti sono stati realmente accettati e per che percentuale, sia di quando i piani di cura vengano effettuati e cioè quali siano i tempi di completamento degli stessi. Una particolare attenzione è poi stata posta alla gestione di eventuali collaboratori dello studio, per i quali sono state sviluppate delle procedure che forniscono immediatamente i resoconti periodici legati a quella che è stata la loro produttività e alle diverse percentuali di renumerazione stabilite per le diverse prestazioni.

Overview

Gestione anagrafiche

L’anagrafica dei pazienti, impostata secondo i criteri della scienza manageriale, consente di inserire e quindi gestire i dati anagrafici, le note cliniche, gli eventuali referenti ed adempienti economici.
La gestione:

indicatori automatici per la determinazione di alcune informazioni importanti relative al trattamento del paziente (puntualità nei pagamenti, cooperazione e rispetto degli appuntamenti) totalmente configurabili dall’utente per fornire in modo sintetico ed immediato tutte le informazioni principali
indicatori per l’associazione libera di allerts
selezione del paziente secondo diversi criteri: nome, appuntamenti agenda, archivio
classificazione del paziente: la possibilità di associare al paziente in numero infinito di codici identificativi
annotazioni, storia medica
inserimento anagrafica paziente completa di adempienti economici, parenti in cura, referenti, medici e odontoiatri.

Scheda clinica

La stesura della cartella clinica costituisce la fase iniziale della stesura automatica del preventivo e scatena automaticamente una serie di eventi associati come ad esempio la pianificazione e temporizzazione automatica degli appuntamenti associati alle lavorazioni.

Le caratteristiche salienti si riassumono in:

Indicatori di automatici, personalizzazione cromatica, gestione costi fissi e dei manufatti, alert sulla cooperazione, saldo contabile, problemi aperti paziente
Reazione di un particolare funzione per la determinazione e la creazione delle “macro lavorazioni”, cioè di quelle prestazioni che, pur rappresentando per il paziente un’unica voce a preventivo, vengono invece gestite all’interno dello studio come una sequenza clinica ben precisa.
Generazione automatica del numero e ordine degli appuntamenti, delle fasi per completarla e gli operatori dedicati alla loro esecuzione.

Gestione contabile

Se l’efficace gestione clinica dei pazienti risulta indispensabile nella quotidianità dello studio, il successivo controllo economico delle sue attività diviene vitale per dare allo studio stesso quegli strumenti di crescita che consentono al medico gli investimenti per mantenere la sua attività sempre in crescita e sulla cresta dell’onda. Semplici ed intuitive procedure per l’emissione delle fatture ai pazienti si affiancano ad una serie di strumenti per la determinazione della situazione contabile dei pazienti: degli indicatori automatici infatti si illumineranno per evidenziare le situazioni critiche da gestire (anche in questo caso le soglie di attenzione ed i meccanismi per i quali tali indicatori si attivano sono totalmente configurabili dall’utente), delle statistiche periodiche evidenzieranno i saldi contabili aperti ed ancor più efficacemente l’agenda del giorno evidenzierà gli eventuali pazienti morosi per un loro immediato rilevamento.

Gestione manufatti

Altra funzionalità importante legata alle lavorazioni inserite nel piano di cura è la gestione dei manufatti. Le prestazioni che comportano la costruzione in laboratorio di un manufatto (corone, perni, apparecchi …) generano automaticamente in una apposita cartella associata al piano di cura la prescrizione per il laboratorio.
La procedura costituisce un da traking di controllo che possiamo riassumere in:

generazione automatica del manufatto e del suo codice identificativo
controllo manufatti in uscita dallo studio
controllo manufatti rientrati
controllo manufatti resi non conformi, difettosi, da revisionare
Per una valutazione qualitativa dei fornitori ai quali lo studio si appoggia non solo per l’aspetto squisitamente tecnico del manufatto prodotto, ma anche dal punto di vista del servizio fornito.
Gestione dei laboratori per la determinazione del fornitore preferito per i singoli manufatti e dei relativi costi da questi applicati in modo da determinare in modo più preciso i costi di studio.

Tracciabilità strumenti/sterilizzazione

L’obiettivo di questa nuova procedura è quello di fornire all’utente uno strumento versatile e veloce per collegare i kit sterilizzati ai pazienti per i quali sono stati usati e poterne successivamente verificare la tracciabilità. Il meccanismo ideato per rendere la procedura semplice e facilmente controllabile è stato quello di collegare i kit sterilizzati agli appuntamenti fissati. La procedura. “Test Sterilizzatrici” consente all’operatore di registrare i test effettuati sulle sterilizzatrici comprese le date di esecuzione e l’operatore che lo ha svolto per monitorare quindi in modo dettagliato tutte le attività di verifica periodica delle funzionalità delle sterilizzatrici.

Produttività

Rischio di impresa: il suo contenimento o totale riduzione, è indice della qualità sia della prestazione medica sia dell’organizzazione nella quale la prestazione stessa viene svolta.